Gdybyśmy mieli przygotowywać szablon formulara oferty realizacji zadania publicznego, nie moglibyśmy spać. Żadne liczenie baranów, tabletki na sen, lektura opisów przyrody z „Nad Niemnem”, nic by nie ukoiło.
Chodzilibyśmy miesiąc z podkrążonymi oczami. To spora odpowiedzialność. Ten formularz stosowany jest przez setki samorządów, tysiące organizacji i dziesiątki tysięcy osób z tych organizacji. Jedno potknięcie, a kłopoty mają tysiące osób.
Może w przyszłości wprowadzając nowy wzór warto go przesłać do kilku organizacji oraz kilku urzędników, którzy przetestują dokument „na sucho” (używając militarnej terminologii – więcej ćwiczeń na poligonie, mniej rozpoznania bojem). Nie chodzi o konsultacje, bo te były. Chodzi o etap uwag nie merytorycznych i fundamentalnych, tylko skupiających się na detalach. Błędna tabelka, zgubiony wyraz, zaciemnione pole. To trudno wyłapać pojedynczej osobie przygotowującej formularz. Stąd może warto pomyśleć o jeszcze jednym etapie testów formularza, który będzie miał miejsce już na gotowym w 100% dokumencie. Oczywiście wymaga to więcej czasu i przedłuży proces wprowadzenia formularza, ale zminimalizuje liczbę błędów.
Na poziome samego wypełniania oferty przez organizację ilość popełnianych błędów minimalizują generatory wniosków. „Pilnują” skreśleń, samodzielnie mnożą kwoty w budżecie, może je wyposażyć w pomoc kontekstową, ułatwiają również sporządzenie sprawozdań i mogą stanowić źródło danych statystycznych. Minusem może być fakt, że nie wszyscy są biegli w obsłudze komputera (bo dostęp do komputerów jest już raczej powszechny i nie może stanowić argumentu przeciw), z drugiej strony np. FIO lub proces sprawozdawania się do MRPiPS przez OPP odbywa się już wyłącznie drogą elektroniczną. Jest kilka generatorów stosowanych na szerszą skalę (Witkac, eNGO), część samorządów opracowała własnymi zasobami lub przy wsparciu projektowym dedykowane generatory dla własnych potrzeb. Minusem generatorów stosowanych na szerszą skalę jest fakt, że trzeba osobno za nie zapłacić (inna kwestia, że nie są to kwoty niemożliwe do poniesienia przez samorząd), niewątpliwym plusem jest fakt, że nie trzeba się samodzielnie (w obrębie samorządu) zajmować zmianami w generatorach przy ewentualnej zmianie druków i innych usprawnieniach.
Czysto teoretyczne są na teraz rozważania, na ile była możliwość, aby samo Ministerstwo opracowało generator, z którego można by nieodpłatnie korzystać w każdej gminie. Raz, że jest już za późno, bo na rynku całkiem dobrze mają się generatory opisane wyżej, dwa, że utrzymanie takiej infrastruktury informatycznej mogłoby być skomplikowane technicznie, trzy, bazując na doświadczeniach związanych z innymi elektronicznymi narzędziami dedykowanymi dla organizacji (portal zbiórek – ciągłe kłopoty z ePUAPem, FIO i sprawozdawczość OPP – kłopoty z serwerami) może dobrą decyzja było oddanie tego pola do zagospodarowania przez mniej lub bardziej komercyjne podmioty (z jeszcze innej strony – może warto było przygotować jednolite generatory na dane województwo, obsługiwane technicznie przez Urzędy Wojewódzkie). Abstrahując od tych rozważań – generatory na pewno ułatwiają procedurę aplikowania o środki i minimalizują liczbę popełnianych błędów.
Reasumując – naszym zdaniem wskazana jest korekta obecnego rozporządzenia. To raz. Dwa – druk drukiem, ale widać potrzebę sporządzenia pewnych rekomendacji w zakresie jego wypełniania (czysto formalnego, nie merytorycznego). Forma tych wytycznych i sposób ich sporządzenia może być różny – czy to odgórnie (MRPiPS), czy oddolnie (np. samorządy we współpracy z ngo). Trzy – upowszechnianie generatorów.
Naszym zdaniem wszystkie te wspomniane wyżej elementy mogłyby znacznie usprawnić całą procedurę realizacji zadań publicznych w samorządach.
[su_spacer size=”10″]