Sprawozdania – słowo znane każdej organizacji pozarządowej. Kojarzy się z godzinami pracy poświęconymi na ich sporządzenie i – niestety – często z brakiem sensu wykonywania tej czynności. Sporządzamy sprawozdania finansowe i merytoryczne. Sprawozdajemy się z realizacji zadań publicznych i zbiórek publicznych. W zależności od stopnia rozwoju organizacji, sprawozdania wysyłamy do gmin, ministerstw, urzędów skarbowych, urzędów statystycznych, Narodowego Instytutu Wolności i KRS.
Sprawozdania finansowe
Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego – dla organizacji nie korzystających z UEPIK – wynika z art. 52 ustawy o rachunkowości. Stowarzyszenia mają ustalony wzór sprawozdania finansowego w załączniku nr 6 do ustawy. W sytuacji, gdy nie chcą korzystać z tego wzoru, mogą je przygotować według załącznika nr 1.
Sprawozdanie finansowe wysyłane jest elektronicznie – w przypadku organizacji, które nie prowadzą działalności gospodarczej, sprawozdanie wysyłane jest do urzędów skarbowych, w przypadku organizacji prowadzących taką działalność – do KRS.
Sprawozdanie wysyłane do urzędów skarbowych może być sporządzone np. w arkuszu kalkulacyjnym lub w formie skanu. Sprawozdanie można nagrać na płytę CD, pendrive’a lub wysłać ePUAPem. Jaka jest wartość takiego pliku w kontekście jego możliwej analizy i zestawienia z danymi przesłanymi przez inne organizacje? Żadna. Nie ma narzędzi, które umożliwiają wygodną analizę takich danych. Pliki pod kątem szerszej analizy i tworzenia zestawień są bezwartościowe. Możliwa jest jedynie kontrola – kontrola podpisów pod plikiem i terminów.
Sprawozdanie wysyłane do KRS sporządzane jest w strukturze logicznej. Struktura ta – mocno chcemy w to wierzyć – pozwala nie tylko na kontrolę, ale też na zbieranie danych ze świadomością formuły big data, tj. terminu odnoszącego się do dużych, zmiennych i różnorodnych zbiorów danych, których przetwarzanie i analiza jest trudna, ale jednocześnie wartościowa, ponieważ może prowadzić do zdobycia nowej wiedzy.
Pisząc inaczej – sprawozdania finansowe organizacji prowadzących działalność gospodarczą mogą być przetwarzane i służyć szerszym analizom sektora. W przypadku sprawozdań finansowych organizacji nie prowadzących działalności gospodarczej – nie jest to możliwe.
W związku z powyższym pierwsza refleksja – warto ujednolicić sposób zbierania danych i zbierać je z wykorzystaniem narzędzi dających możliwość ich szerszego przetwarzania, tworzenia analiz, zestawień, materiałów do badań.
Sprawozdania finansowe OPP
Sprawozdań finansowych nie muszą sporządzać organizacje korzystające z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Możliwość korzystania z UEPiK nie dotyczy jednak OPP. Pisząc inaczej – każda OPP ma obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego zgodnie ze sposobem wskazanym wyżej. Sprawozdania więc – w formie elektronicznej – wysyłane są do organów państwowych.
Jednocześnie – wszystkim OPP nakazuje się wprowadzać elektronicznie sprawozdania finansowe na państwowy portal (obsługiwany obecnie przez NIW). Jaki jest tego sens? Podwójna robota – tysiące godzin, które społecznicy mogą poświęcić na wykonywanie działań merytorycznych, poświęcone są na przepisywanie sprawozdań, które wcześniej już zostały do organów wysłane.
W związku z powyższym kolejna refleksja – jeżeli już ujednolici się sposób zbierania danych (czy też równolegle do tego ujednolicania), warto go też scentralizować, nie każąc organizacjom robić kilka razy tych samych czynności, tylko dlatego, że brak jest komunikacji pomiędzy różnymi instytucjami państwowymi.
Na marginesie – w przypadku sprawozdań OPP nie ma żadnych elektronicznych podpisów. Wystarczy zalogować się, stworzyć konto. Jest to zupełnie odmienne podejście od tego, które zastosowano przy sprawozdaniach finansowych (wszyscy członkowie zarządu muszę sprawozdania podpisywać elektronicznie). Można? Można.
Sposób prezentowania danych
Sprawozdania OPP tworzone są w generatorze i są publicznie dostępne. Jednak sposób prezentowania danych znowu uniemożliwia korzystanie z nich do tworzenia analiz, zestawień, materiałów do badań. Portal OPP nie jest funkcjonalny, pobrać można wyłącznie całe pliki pdf.
Za tydzień napiszemy więcej o sprawozdaniach merytorycznych.
[su_spacer size=”10″]
