Dla przeciętnej organizacji życie z kasą fiskalną niestety nie jest proste. W organizacji nie ma takiej specyfiki, jak w sklepach, gdzie kasa fiskalna jest naturalnym elementem pracy. W organizacji kasa jest dodatkiem, sprzedaż w wielu przypadkach nie jest ciągła (chyba, że organizacja prowadzi np. sklep).
Jakie dane wprowadzamy do kasy
Pierwsze na co należy zwrócić uwagę, to fakt, że do kasy wprowadzamy nie tylko gotówkową sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, ale też wszystkie wpłaty na konto. Jeżeli np. organizujemy bieg uliczny, to musimy codziennie zaglądać na konto i wprowadzać wpłaty do kasy fiskalnej. Wymaga to odpowiedniej organizacji, tj. przepływu informacji między osobą, która zajmuje się wprowadzaniem informacji do kasy, a osobą, która ma dostęp do rachunku bankowego.
Raporty dobowe i miesięczne
Posiadając kasę fiskalną, należy wykonywać raporty dobowe oraz raporty miesięczne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli w danym dniu była realizowana sprzedaż, raport dobowy należy wykonać na koniec dnia pracy, nie później jednak niż następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży. W praktyce wykonywany jest jeden maksymalnie dwa raporty dobowe, choć teoretycznie można wykonywać raport nawet po każdej zarejestrowanej sprzedaży (paragonie).
Bateria
W serwisie zwrócono nam uwagę, aby unikać całkowitego rozładowania się urządzenia, bowiem może to grozić utratą danych (zdarzały się takie przypadki). Należy więc pamiętać, aby urządzenie – przynajmniej czasowo – było podłączone do prądu.
Okres przechowywania paragonów
Pisaliśmy już o tym w jednym z wcześniejszych wpisów – zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, przedsiębiorcy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek przechowywania przez określony okres czasu kopii dokumentów fiskalnych. Są nimi paragon fiskalny, faktura i raport fiskalny (§ 2 pkt 1 ww. rozporządzenia). Z art. 112 ustawy o VAT wynika, że podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia VAT-u oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. zasadniczo przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Podsumowanie
To już ostatni z serii wpisów dotyczących kasy fiskalnej. Mamy nadzieję, że zawarte informacje pomogły w ocenie, czy istnieje konieczność stosowania kasy fiskalnej w organizacji i jeżeli tak, to pomogły w wyborze kasy i uzyskaniu częściowego zwrotu za jej zakup.
[su_spacer size=”10″]
