Kasa fiskalna (cz. IV) – rodzaje kas fiskalnych

Jeżeli utracimy zwolnienie, musimy zakupić kasę. Nie ma tu znaczenia fakt bycia organizacją pozarządową.

Jeżeli utracimy zwolnienie, musimy zakupić kasę. Jak już pisaliśmy – nie ma tu znaczenia fakt bycia organizacją pozarządową.

Kasa mobilna czy stacjonarna?

Wybierając kasę fiskalną musimy zastanowić się nad charakterem naszej sprzedaży, aby urządzenie było najlepiej dopasowane do specyfiki organizacji. Jednym z zagadnień jest rodzaj prowadzonej działalności – musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy nasza organizacja jest nastawiona na sprzedaż usług, czy towarów. Jeżeli organizacja prowadzi tradycyjny sklep, bardziej użyteczna będzie kasa stacjonarna, jeżeli natomiast przeważają usługi – np. podmiot organizuje koncerty – wskazana jest kasa mobilna. W przypadku, gdy sprzedaż w organizacji jest mieszana, również sugerujemy wybór kasy mobilnej (czasem okazuje się, że zakup jednej kasy jest niewystarczający, można więc wybrać i taką, i taką).  Kasa mobilna jest mniejsza, posiada akumulator pozwalający na wielogodzinną pracę bez zasilania. Ma też jednak mniejszą bazę towarów.

Baza towarów

Ten aspekt często wskazywany jest do rozpatrzenia w kontekście zakupu kasy, jednak w przypadku organizacji ma raczej marginalne znaczenie. Rzadko kiedy zdarza się, by jakaś organizacja miała w swojej ofercie bazę towarową powyżej kilkuset wskazań – a tyle spokojnie można zaprogramować w kasie mobilnej. Jeżeli jednak jesteśmy organizacją, która prowadzi prężny sklep stacjonarny z bogatą ofertą – również musimy zwrócić uwagę na wielkość możliwej do zaprogramowania bazy towarów i wówczas może się okazać, że właściwsza dla nas jest kasa stacjonarna.

Kopia paragonu fiskalnego

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, przedsiębiorcy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek przechowywania przez określony okres czasu kopii dokumentów fiskalnych. Są nimi paragon fiskalny, faktura i raport fiskalny (§ 2 pkt 1 ww. rozporządzenia). Z art. 112 ustawy o VAT wynika, że podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia VAT-u oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. zasadniczo przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wyżej wymienione łączy się z możliwą formą kopii paragonu fiskalnego. Do wyboru mamy kasy z wydrukiem papierowym i e-paragonem. E-paragon wydaje się formą bezpieczniejszą (i bardziej ekologiczną).

Wcześniejsze przepisy zezwalały na przechowywanie paragonu przez 2 lata, ale od 2013 r. okres ten to wspomniane już 5 lat. Swego czasu postulowano skrócenie terminu, wskazując np. trudności z archiwizacją wydruku (czasem sami spotykamy się z tym, że paragon jest nieczytelny już po paru miesiącach), ale fakt coraz bardziej powszechnej obecności na rynku kas z kopiami elektronicznymi raczej zmiany nie wróży.

Rodzaj klawiatury

To już bardziej kwestia estetyki i ewentualnie komfortu pracy, niż aspekt mający zaważyć na wyborze kasy – rodzaj klawiatury. Do wyboru mamy zasadniczo trzy – membranowa, modułowa i dotykowa. Ciekawostką jest fakt pojawienia się właśnie klawiatury dotykowej, znanej choćby ze smartfonów.

Podsumowanie

Wydaje się, że z uwagi na specyfikę działalności organizacji najbardziej właściwa będzie kasa mobilna. Problemy z archiwizacją kopii dokumentów fiskalnych może rozwiązać kasa z możliwością e-paragonów. Co do rodzaju klawiatury – my osobiście wybraliśmy kasę z klawiaturą dotykową, ale nie ma to zasadniczego znaczenia.

Za tydzień opiszemy proces zakupu pierwszej kasy.

[su_spacer size=”10″]

[su_spacer size=”30″]