Małe granty – FAQ (cz. III)

Trzecia część poświęcona jest zasadom konstrukcji wniosku o dofinansowanie i sprawozdaniu z realizacji zadania.

Pamiętaj, że wniosek uległ uproszczeniu, ale nie oznacza to, że może zawierać tylko ogólne informacje o zadaniu. Poniżej kilka wskazówek dotyczących odniesienia się do najważniejszych jego elementów.

JAK SZCZEGÓŁOWO POWINIEN BYĆ SKONSTRUOWANY PUNKT III.1 OPIS ZADANIA PUBLICZNEGO?

Zgodnie ze wskazówkami załączonymi w formularzu pamiętaj, aby nie pominąć punktów:

  1. Cel:

Cele powinny wynikać wprost ze zdefiniowanych problemów i potrzeb. Sugerujemy sformułowanie jednego celu ogólnego i maksymalnie 3-5 celów szczegółowych.

  1. Realizowane zadania:

Powinien zostać wskazany zakres działań, które zostaną podjęte dla osiągnięcia zakładanych celów, pisząc inaczej – wszystko co “ma się zadziać” w ramach projektu.

Aby nie tworzyć zbyt szerokiego opisu proponujemy podział całości na zadania i działania, zgodnie z przykładem:

Zadanie 1: Promocja i rekrutacja

Działanie 1: Przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych

W ramach projektu przygotowane zostaną materiały promocyjne w postaci plakatów (ok. 200 szt.) w wersji tradycyjnej oraz elektronicznej w postaci PDF. Plakaty zostaną rozwieszone na poszczególnych wydziałach uczelni, a ich wersja elektroniczna zostanie rozesłana m.in. do szkół i organizacji pracujących z dziećmi. Za realizację zadań związanych z promocją odpowiedzialny będzie koordynator projektu, które swoje zadania wykonywał będzie w ramach wolontariatu.

Działania 2: Rekrutacja

(…)

Zadań i działań może być dowolnie wiele, ale najważniejsze, aby zawierały pełną informację nt. tego, co, kto i z użyciem jakich środków będzie realizować. Należy pamiętać o spójności budżetu z opisem, tzn. aby z jednej strony łatwo było poszczególne pozycje z budżetu przyporządkować do zadań i działań, z drugiej – aby zadania i działania wskazywały wykorzystanie poszczególnych pozycji budżetowych.

  1. Miejsce realizacji zadania:

Wskaż gdzie będzie realizowane zadanie, np. sala gimnastyczna w centrum miasta, posiadająca niezbędne wyposażenie do poprowadzenia zajęć.

  1. Grupa odbiorców zadania:

Scharakteryzuj grupę odbiorców wskazując najważniejsze cechy tej grupy, np. ok. 100 uczniów ze szkół podstawowych z Gdyni.

  1. Przewidywany do wykorzystania wkład osobowy lub rzeczowy:

Wskaż kto (niekoniecznie z imienia i nazwiska) będzie zaangażowany w realizację zadań projektowych, jakie będzie posiadał kompetencje i doświadczenie.

Wskaż również, jakie zasoby rzeczowe (sprzęt, sale, materiały) zostaną zaangażowane w zadanie. Ze względu na nową konstrukcję tabeli budżetowej warto w tym punkcie określić, które elementy będą pokrywane z dotacji, a które będą kwalifikowane, jako wkład własny osobowy lub rzeczowy.

W JAKI SPOSÓB WYLICZYĆ I UJĄĆ W BUDŻECIE NIEFINANSOWY WKŁAD WŁASNY OSOBOWY?

Pamiętaj, że niefinansowy wkład osobowy, to nic innego jak wykonana praca, za którą jako organizacja nie musimy zapłacić. W związku z czym należy wycenić go adekwatnie do rodzaju i zakresu wykonanych działań, dokładnie tak jak zrobilibyśmy to w przypadku pracownika, któremu wypłacamy wynagrodzenie.

JAK UDOKUMENTOWAĆ WNIESIONY NIEFINANSOWY WKŁAD OSOBOWY?

Niefinansowy wkład osobowy dokumentujemy na dwa sposoby:

– porozumienie o wolontariacie,
– oświadczenie członka organizacji o wykonanej pracy społecznej.

W JAKI SPOSÓB WYLICZYĆ I UJĄĆ W BUDŻECIE NIEFINANSOWY WKŁAD RZECZOWY?

Niefinansowy wkład rzeczowy to wykorzystane do realizacji zadania zasoby rzeczowe, które są już w posiadaniu organizacji lub zostały jej nieodpłatnie użyczone. Pamiętaj jednak, że nie wyceniamy wkładu rzeczowego odnosząc się do całkowitej wartości rzeczy, tylko do poziomu jej wykorzystania. Jeżeli na przykład do realizacji zadania wykorzystujemy projektor, to nie wyceniamy jego wykorzystania na poziomie wartości zakupu (np. 2000 zł), tylko ilości godzin wykorzystania i wartości godziny użytkowania sprzętu.  W odniesieniu do prawie każdego rodzaju sprzętu czy sal możemy odnieść się do realnych cenników ich wypożyczenia lub wynajmu. Ustalamy zwyczajnie ile musielibyśmy zapłacić, gdyby dane zasoby nie były w naszym posiadaniu.

JAK UDOKUMENTOWAĆ WNIESIONY NIEFINANSOWY WKŁAD RZECZOWY?

Wkład rzeczowy będziemy dokumentować na dwa sposoby:

– umowy nieodpłatnego użyczenia,
– oświadczenia organizacji o wysokości wniesionego wkładu rzeczowego.

CZY W SPRAWOZDANIU Z REALIZACJI ZADANIA W TABELI DOTYCZĄCEJ ZESTAWIENIA WYDATKÓW NALEŻY UJĄĆ RÓWNIEŻ WNIESIONY WKŁAD NIEFINANSOWY?

Nie. W sprawozdaniu ujmujemy tylko wydatki poniesione ze środków dotacji lub finansowego wkładu własnego, które zostały potwierdzone dokumentami księgowymi (faktury, rachunki do umów). Należy jednak pamiętać, że jeżeli wskazaliśmy we wniosku wniesienie wkładu własnego niefinansowego, będziemy musieli potwierdzić go wskazanymi w poprzednich punktach sposobami.

To już ostatni wpis z cyklu dotyczącego „małych grantów”. Dostępne są również nowe dokumenty w zakresie zlecania i realizacji zadań publicznych w trybie konkursowym, zatem niebawem odniesiemy się również do tej kwestii.

Udostępnij wpis: